Giới thiệu dự án
Với đặc thù trung tâm đào tạo tiếng Anh quy mô nhỏ gọn, nhiều lớp học song song và lịch học linh hoạt, Trung tâm A cần một hệ thống phần mềm đơn giản – hiệu quả – dễ vận hành, giúp đồng bộ dữ liệu lớp học, phân công giảng dạy và quản lý học phí.
Grozy đã đồng hành thiết kế hệ thống quản lý vận hành phù hợp, giúp trung tâm chủ động kiểm soát toàn bộ thông tin học viên, lịch học, học phí và quá trình đào tạo.
Khách hàng là ai?
Trung tâm Anh ngữ A hoạt động đào tạo ngoại ngữ cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau với đặc thù:
-
Nhiều lớp học vận hành song song, thay đổi lịch học thường xuyên.
-
Quản lý học viên liên tục cập nhật: tuyển sinh mới, nghỉ học, chuyển lớp.
-
Phân công giáo viên linh hoạt theo ca dạy.
-
Quản lý học phí theo từng khóa học, theo dõi tình trạng thu – chi rõ ràng.
Đội ngũ quản lý, nhân viên vận hành và giáo viên cần có hệ thống phần mềm trực quan, dễ thao tác, hỗ trợ nhắc lịch, quản lý lớp học, học viên và học phí một cách thống nhất.
Vấn đề họ gặp phải
-
Lịch học điều chỉnh liên tục, dễ trùng lịch giáo viên:
Phân công ca dạy thủ công, khó phát hiện khi trùng lịch hoặc thiếu giáo viên. -
Thông tin học viên rời rạc:
Hồ sơ học viên, tình trạng học phí, kết quả học tập chưa đồng bộ giữa các bộ phận. -
Báo cáo vận hành thiếu tức thời:
Ban quản lý khó có báo cáo tổng hợp nhanh về số lượng lớp học, doanh thu học phí, tỷ lệ hoàn thành chương trình. -
Thu học phí thủ công, dễ sai sót:
Việc thu – chi học phí chủ yếu ghi chép trên file excel, dễ nhầm lẫn, thiếu công cụ tự động tổng hợp công nợ. -
Thiếu thông báo tự động nhắc lịch dạy:
Giáo viên cần hệ thống nhắc lịch dạy kịp thời qua điện thoại hoặc email.
Grozy đã làm gì để giải quyết?
Các module chính đã triển khai
Quản lý thông tin học viên:
- Lưu trữ hồ sơ học viên: thông tin cá nhân, lớp học, khóa học đăng ký, trạng thái học phí.
- Theo dõi quá trình học, điểm danh, kết quả đánh giá.
Quản lý lớp học & lịch giảng dạy:
- Tạo lớp học, lên lịch học, phân công giáo viên theo ca dạy.
- Tự động cảnh báo khi trùng lịch dạy.
Thông báo lịch dạy cho giáo viên:
- Hệ thống tự động gửi thông báo lịch dạy qua điện thoại/zalo/email cho giáo viên.
Quản lý học phí & công nợ:
- Theo dõi đóng học phí theo từng đợt đóng tiền.
- Tự động tổng hợp công nợ học viên.
Báo cáo vận hành tổng thể:
- Tổng hợp số lớp học, số lượng học viên, doanh thu học phí, tỷ lệ duy trì học viên.
Quy trình triển khai thực tế
-
Khảo sát thực tế quy trình vận hành trung tâm A.
-
Phân tích luồng dữ liệu giữa tuyển sinh – giáo vụ – tài chính.
-
Thiết kế hệ thống dữ liệu tập trung trên AppSheet.
-
Xây dựng prototype chạy thử trên dữ liệu thực tế.
-
Hiệu chỉnh tối ưu luồng vận hành theo phản hồi của đội vận hành.
-
Đào tạo, chuyển giao vận hành cho đội ngũ nội bộ tự làm chủ hệ thống.
Kết quả đạt được
Sau khi đưa vào vận hành, hệ thống giúp A vận hành ổn định, chủ động và chính xác hơn:
-
Lịch học và phân công giảng dạy chuẩn xác:
Tránh trùng lịch, thiếu giáo viên, hỗ trợ điều chỉnh lịch học nhanh chóng. -
Thông báo lịch dạy tự động:
Giáo viên luôn nhận thông báo lịch dạy kịp thời trên điện thoại, hạn chế quên lịch. -
Dữ liệu học viên đồng bộ:
Thông tin học viên, tình trạng học phí và kết quả học tập luôn được cập nhật realtime. -
Báo cáo vận hành tổng hợp nhanh chóng:
Ban quản lý nắm số liệu vận hành ngay lập tức để điều chỉnh kế hoạch đào tạo. -
Quản lý học phí minh bạch:
Công nợ học phí học viên được kiểm soát chặt chẽ theo từng khóa học. -
Hệ thống dễ mở rộng:
Sẵn sàng tích hợp thêm các module quản lý marketing tuyển sinh, đánh giá chất lượng giảng dạy.
Thời gian & phương thức triển khai
-
Tổng thời gian triển khai: Khoảng 3 tuần.
-
Phương thức làm việc: Kết hợp khảo sát trực tiếp, làm việc online định kỳ theo tiến độ.
-
Số buổi đào tạo: 02 buổi đào tạo chính thức và hỗ trợ vận hành ban đầu.
Kết luận
Dự án triển khai hệ thống quản lý vận hành A tiếp tục thể hiện năng lực thiết kế giải pháp sát nghiệp vụ giáo dục đào tạo của Grozy.
Chúng tôi luôn đồng hành cùng các trung tâm đào tạo xây dựng hệ thống quản lý vận hành tinh gọn, dễ làm chủ và sẵn sàng mở rộng theo từng giai đoạn phát triển.
